[Fiche pratique] Comment facturer des prestations de formation

Lorsqu’on travaille dans le vaste domaine du ‘web’, il est fréquent d’être confronté à des besoins de formation chez nos bleekin. Nos métiers s’accompagnent d’une part importante de pédagogie et peut entrer dans le cadre très règlementé de la formation professionnelle continue : formation à l’utilisation d’un CMS dont on a géré la mise en oeuvre, formation à la rédaction pour le web, formation à une utilisation professionnelle des réseaux sociaux suite à une prestation de conseil stratégique, formation à l’utilisation d’un logiciel…

L’avantage d’être enregistré auprès de la préfecture de son département réside principalement dans la possibilité de facturer directement les OPCA (Organismes Paritaires de Collecte qui récupèrent le pourcentage versé par tous les employeurs pour la formation professionnelle continue de leurs salariés). La formation coûte ainsi moins cher à votre client (voire pas cher du tout, certains OPCA remboursant l’intégralité des formations, en fonction du budget disponible, du coût horaire, etc…).

Ce qu’il faut savoir :

Il ne s’agit pas d’obtenir un agrément formation, qui est une démarche complexe et réservée à des entreprises, écoles ou organismes dont l’activité première est la formation et qui délivrent des formations avec des équivalences ou des diplomes ‘reconnus’, mais bien d’un « déclaration d’activité de formation », permettant l’enregistrement de l’entreprise et l’obtention d’un numéro d’enregistrement. Cet enregistrement se fait auprès de la préfecture et la procédure ne peut être déclenchée qu’à la signature de la première « convention de formation », rien ne sert donc de courir à la préfecture pour déclarer son activité en amont 🙂

Les entreprises, les associations et les auto-entrepreneurs peuvent déclarer une activité de formation (les formalités indiquées ci-dessous sont celles pour les entreprises, elles diffèrent légèrement pour les AE ou les associations).

En outre, l’activité de formation donne lieu à des obligations comptables, doit être facturée et faire l’objet d’une comptabilité parallèle, et chaque année, le formateur est tenu d’établir un bilan pédagogique et financier à adresser aux autorités compétentes.

Pour lire le texte complet, c’est par ici : Les formalités de création et de fonctionnement des organismes de formation.

Les démarches :

En bon français que nous sommes, il a fallu que ce soit complexe, forcément.

Première étape, signer une convention de formation avec votre client. La convention de formation professionnelle continue est un document contractuel qui doit impérativement mentionner :

• La raison sociale de l’organisme de formation
• Son numéro de déclaration d’activité (pour la première, on indique « en cours d’attribution ») auprès de la préfecture de…
• La raison sociale du client
• L’intitulé, les objectifs, les contenus et les méthodes et moyens pédagogiques,
• Le nom, les références et les diplômes du ou des formateurs
• La durée et les modalités pratiques de la formation (lieu, horaires, prise en charge des repas,…)
• L’effectif formé (liste des stagiaires qui seront formés et position dans l’entreprise)
• Les modalités de suivi et d’appréciation des résultats
• Les dispositions financières (coût de la formation, frais éventuels de déplacement ou d’hébergement des formateurs ou des stagiaires)
• Les conditions d’annulation
• La date d’effet et la durée de la convention
• Les clauses classiques de litiges et compétences des tribunaux.

Idéalement, on intègre à cette convention le programme de la formation et un CV des formateurs.

Ensuite, il faut monter le dossier de déclaration que l’on enverra à la préfecture avec cette convention signée par le client. Et là, ça devient encore plus complexe, puisqu’il faut fournir :

• Le formulaire Cerfa de déclaration d’activité de formation n° 10782-02
• La première convention de formation signée
• Le programme de formation professionnelle continue détaillé se rattachant à la convention
• La liste des formateurs qui pourront intervenir dans le cadre de l’activité de formation, en indiquant précisément pour chacun d’eux leurs titres, diplômes, expériences professionnelles (avec copie des justificatifs)
• Le public précis concerné par les actions de formation proposées
• La copie de DEUX justificatifs d’identité, dont la carte d’identité, de toutes les personnes exerçant une fonction de direction
• Le bullent n°3 du Casier Judiciaire de toutes les personnes exerçant la fonction de direction
• La notification par l’INSEE du numéro SIRET
• L’attestation délivrée par l’administration fiscale de régularité de situation du déclarant
• L’attestation délivrée par l’URSSAF de régularité de situation du déclarant
• L’extrait K-BIS
• Copie des statuts de la société avec la composition du bureau (liste et fonction des membres avec adresse et profession)
• Liste des membres du Conseil d’Administration (fonction des membres, adresse et profession).

Un conseil : l’extrait de casier judiciaire et le K-Bis ayant une validité maximale de 3 mois, je vous conseille de demander en premier les attestations de régularité de situation auprès de l’URSSAF et de votre Centre des Impôts, ce sont les documents les plus compliqués à obtenir.

Une fois le dossier complet, vous pouvez espérer un enregistrement sous 3 mois.

En ce qui concerne le règlement de cette première session de formation, il faut savoir :

• Que la convention de formation doit être acceptée par l’OPCA de votre client avant son commencement (prévoir jusqu’à 4 semaines pour avoir l’accord écrit),
• Que vous pourrez facturer l’OPCA directement à la fin de la formation (en fournissant la feuille de présence dûment émargée par les stagiaires présents qui doivent absolument être ceux mentionnés sur la convention)
• Que l’OPCA peut vous régler même si vous n’avez pas reçu votre numéro d’enregistrement.

Pour ceux qui exercent en PACA , un site existe et recense l’ensemble des formalités : Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) 

A vous de jouer ! 😉