Organisation de conférence ou d’évènement pro : anticipez les problèmes pour les éviter !

Nous participons régulièrement à des évènements professionnels, nous en organisons certains, nous intervenons sur d’autres et  nous nous confrontons presque systématiquement à des problèmes qui gâchent un peu l’expérience : pas de wifi, transitions foireuses qui cassent le rythme de l’évènement, mise à jour intempestive de l’antivirus ou dialogue Skype qui apparaissent sur l’écran (véridique !), intervenants totalement à côté de la plaque par rapport à ce qui est annoncé sur le programme…

Globalement, la plupart des problèmes concernent la connectivité, le matériel ou les intervenants et leur contenus, autant de problèmes qu’on peut éviter en anticipant au maximum.

LA CONNECTIVITE :

Combien de fois nous a-t’on assuré qu’il n’y aurait aucun problème, que le wifi fonctionnerait parfaitement, pour, le jour J, nous rendre compte que passé les 10 premiers connectés, le wifi était inopérant ?

Ennuyeux côté spectateur qui, bien souvent professionnel débordé, a besoin de se savoir joignable pour pouvoir assister sereinement à la conférence. Embêtant côté viralité, parce que sans connexion, fini le livetweet ou le partage de photos. Carrément handicapant côté intervenant s’il a prévu dans sa présentation une démonstration d’un service en ligne, l’accès à un site particulier ou la diffusion d’une vidéo…

Sans sortir l’artillerie lourde et la connexion haut débit temporaire avec multiplication des bornes wifi (qui reste l’idéal), on peut déjà améliorer les choses de 2 façons :

• en s’assurant qu’à défaut de wifi, les spectateurs pourront se connecter en 3G (rien de pire que les salles de conférence en sous-sol!),
• en faisant en sorte qu’une connexion filaire soit disponible pour les ordinateurs de la régie ou des intervenants.

Enfin, si le wifi fonctionne, n’oubliez pas de préparer des affichettes rappelant le réseau à utiliser et le code éventuel pour se connecter (avec le hashtag de l’évènement c’est encore mieux) !

LE MATERIEL :

Une présentation, ça peut peser très lourd. Powerpoint, ca peut faire planter un PC (et un Mac aussi !).

Penser qu’un seul ordinateur suffira pour la durée d’une conférence, a fortiori avec plusieurs intervenants, c’est utopique. Et quand bien même l’ordinateur tiendrait le choc techniquement, les manipulations entre les interventions sont fastidieuses… Sans parler de l’aspect peu professionnel de votre fond d’écran façon « le p’tit dernier dans le bain » et ses 800 icônes de documents que vous avez ‘classés’ sur le bureau (sic) qui apparaissent à chaque transition.

Pour parer à toutes éventualités, prévoyez au moins 2 ordinateurs (et 2 câbles VGA, 2 chargeurs, 2 adaptateurs Mac si besoin, une multiprise, une rallonge…), et dupliquez-y l’ensemble des documents et présentations de la journée.

Sur l’un des ordinateurs, diffusez les diapos d’ouverture, de transition, de présentation des intervenants. Sur l’autre, les présentations de chaque intervenant (que vous aurez fait en sorte d’obtenir bien avant le jour J, histoire d’éviter là aussi les mauvaises surprises).

Un ‘switch’ d’écran vous permettra de basculer de l’un à l’autre, l’idéal (plus couteux) étant bien sûr d’avoir une régie et un technicien à disposition pour gérer ces transitions et la musique éventuelle qui les accompagnerait.

N’oubliez pas non plus le retour écran pour l’intervenant. Bien souvent éloigné physiquement de l’ordinateur qui diffuse sa présentation, il lui sera difficile de raccrocher les wagons sans savoir sur quelle diapo il se trouve.

Si vous prévoyez de projeter également un mur de tweets pour recueillir les réactions et les questions, n’oubliez pas, outre l’ordinateur dédié, le vidéo-projecteur supplémentaire, la rallonge et la multiprise qui seront nécessaires, un deuxième retour écran pour que l’intervenant puisse lire les tweets et ne soit pas déstabilisé par des réactions du public dont il ne connait pas la cause (là aussi, c’est du vécu ;)).

INTERVENANTS & CONTENUS

Si vous ne préparez pas les intervenants et ne vérifiez pas les contenus avant l’évènement, vous courrez droit à la catastrophe : contenus en doublon, problèmes de format, manque de cohérence, hors-sujet, les risques sont nombreux de perdre l’attention du public faute d’un contenu correctement orchestré.

Globalement :

Ne demandez pas aux intervenants de faire une diapositive de présentation en introduction. Il sera plus simple de la réaliser vous mêmes, toujours sur le même modèle, avec par exemple Prénom, Nom, Entreprise, petite biographie et compte Twitter et/ou lien vers un site pour plus d’information.

S’ils réalisent eux-mêmes la présentation définitive, fournissez leur une ‘coque’ qui reprendra l’habillage graphique de l’évènement et, en pied de page, le nom, la date et le mot-dièse relatif à l’évènement. Demandez-leur d’indiquer également leur nom et/ou leur compte Twitter sur chaque diapositive pour faciliter les échanges sur Twitter pendant l’évènement.

Faites en sorte qu’ils puissent se parler / s’écrire / échanger leurs présentations dans les semaines qui précèdent l’évènement pour caler leurs interventions et revoir leur copie si nécessaire.

Le jour de l’évènement, prévoyez au minimum une heure de répétition avant la conférence et revoyez le filage de la présentation : qui passe à quel moment, pendant combien de temps, pour évoquer quoi ? Un animateur chargé de donner la parole et de présenter chaque intervenant peut-être nécessaire si les intervenants sont nombreux ou la conférence un peu longue.

Bien entendu, ce n’est là qu’une infime partie des écueils qu’il faudra franchir pour faire de votre évènement un succès : assurer la logistique, prévoir le transport des intervenants, penser à la restauration, garantir la sécurisation des accès, ne pas oublier les assurances nécessaires, sans parler de la promotion et des inscriptions. C’est du boulot, mais ceux qui participent à l’organisation d’évènements le savent : quel plaisir quand tout se met en place et se déroule sans accroc après des mois de travail !