Productivité, le guide [méga complet] de la blonde

S’il est un sujet sur lequel je ne cesse d’apprendre et de me perfectionner, c’est la productivité. Consciente très tôt que je ne serais jamais la plus calée, la plus experte, la plus diplômée – en sortant de l’école avec un bac G en poche, forcément -, j’ai très vite réalisé que ma capacité à travailler ‘vite et bien‘ serait mon principal atout professionnel.

Depuis plus de 20 ans donc, je lis, j’apprends, je mets en pratique différentes méthodes d’organisation, je teste des outils, je peaufine. Au point d’en devenir psychorigide de l’organisation, et d’avoir été surnommée Bree Van de Kamp par d’anciens collègues.

Et franchement, j’assume. C’est probablement cette capacité à optimiser tout, tout le temps, qui m’a permis de mener de front ma vie professionnelle aux multiples facettes dans le MarCom Web, et qui me permet désormais de travailler 3 jours par semaine tout en générant un revenu confortable en tant que coach nutrition nomade (je parle de notre changement de vie ici).

Bref. Me voici donc avec un Guide de la Blonde méga complet pour partager ce que j’ai mis en place au fil des ans.

🚀 La méthode SOS/AD :

• Niveau 1 : Simplifier, optimiser et systématiser
• Niveau 2 : Automatiser ou déléguer

👩‍💻 Des exemples et des astuces sur :

• L’organisation du temps de production
• Le lancement de produit ou de service
• La gestion de la relation clients / prospects
• La création de contenu
• Tout plein d’autres trucs…

🧰 Des références d’outils et comment je les utilise :

• Email
• Calendrier
• Gestion de projets
• Création de contenu et publication
• Emailing et fichier clients

Ready ? Go ! 🔥

🚀 La méthode SOS/AD

Oui, j’ai donné un nom à ma méthode. En vrai, c’est surtout un moyen mnémotechnique que j’ai mis en place parce que je prépare une présentation sur le sujet, et du coup, je voulais m’assurer de me souvenir des points du « modèle » de pensée.

Mon organisation est essentiellement basée sur la méthode GTD, de David Allen, qui constitue un excellent modèle de ‘classement’ des tâches, projets et priorités. Mais il manque à cette méthode le petit twist nécessaire à ‘hacker’ le temps pour devenir un vrai ninja de la productivité !

C’est tout l’objet de SOS/AD !

[S O S] en niveau 1, accessible à tous et sans outil ni budget ni connaissance particulières :

• Simplifier
• Optimiser
• Systématiser

[A D] en niveau 2, pour ceux qui voudront aller plus loin, qui disposent d’un peu de budget et/ou de compétences techniques :

• Automatiser
• Déléguer

Et la méthode SOS/AD n’est pas juste applicable au travail. Parce que gagner en temps et en sérénité au quotidien, ça se joue aussi à la maison, dans sa vie personnelle et familiale. Avoir une vie professionnelle au carré ne sert à rien si c’est le foutoir tout autour, et ce foutoir a même tendance à empiéter sur le temps cerveau consacré au travail !

J’applique le SOS/AD à tout ce que je fais chaque jour et c’est grâce à ça qu’aujourd’hui je peux m’autoriser à « perdre du temps ». Ca se joue à une multitudes de détails qui portent sur une multitudes d’aspects de ma vie, dont je vais vous livrer quelques exemples (et normalement, c’est là que vous allez commencer à me voir comme une monomaniaque psychorigide 😅).

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👩‍💻 Exemples et astuces

Je vous les livre en vrac parce que clairement, c’est à chacun de trouver ce qu’il sera possible de simplifier, d’optimiser, de systématiser, voire d’automatiser ou de déléguer dans sa vie. Et vous allez vite comprendre à quel point c’est applicable partout !

Simplifier / Optimiser / Systématiser

• Organisation du temps de ‘production’ : probablement la toute première étape à mettre en oeuvre pour rester efficace, serein et concentré :
  • Simplifiez tout ce qui peut l’être : un seul agenda / calendrier avec les deadlines et les tâches, les déplacements pro, les RDV et obligations perso, un seul outil pour prendre toutes vos notes, un seul espace pour tout stocker, la dispersion fait perdre du temps. On n’a qu’une seule vie, quoi qu’on en dise !
  • Optimisez l‘accessibilité, le stockage et le partage : avant de choisir une app, un outil, un service, assurez-vous qu’il fonctionnera partout et sur tous vos devices. Devoir attendre d’être sur son ordi resté au bureau pour envoyer un email type à un client parce qu’on stocke les modèles sur des fichiers word en local, c’est vraiment dommage !
  • Créer des routines et tenez-y vous pour rendre vos tâches ‘systématiques’ :
    • Une routine quotidienne avec la liste des outils/sites à consulter chaque matin,
    • Une routine hebdomadaire ou mensuelle dédiée à la compta, pendant laquelle vous traitez tout ce qui touche à ces aspects (et que vous mettez donc de côté entre temps pour ne pas vous polluer) ;
    • Une routine création de contenu pendant laquelle vous rédigez à la chaîne les contenus pour la semaine ou le mois, dont vous programmez la publication pour ne plus y penser ;
    • …

A vous de voir comment vous pouvez regrouper des tâches du même type et les traiter systématiquement à un moment prédéfini, bloqué dans votre agenda. L’idée est vraiment de ne pas vous laisser déconcentrer par le moindre ‘truc à faire’ qui vous tombe dessus toute la journée. J’appelle ça le « Batch tasking » et je vous assure, c’est miraculeux !

J’ai par exemple un groupe d’onglets dans Safari, appelé Morning Routine, que je passe en revue chaque matin (email, compta et outils de paiement, banque, messagerie clients, statistiques, programmation social media, etc.). Je m’oblige à le faire à l’heure prévue chaque matin à 8h30, et je n’y reviens plus jusqu’au lendemain.

Et n’oubliez pas la loi de Parkinson : si vous ne définissez pas précisément le temps que vous leur accordez, vos tâches prendront mécaniquement tout le temps disponible.

• Lancement de produit/service : « done is better than perfect ».
  Arrêtez d’intellectualiser et de repousser le lancement parce que la peinture n’est pas bien sèche :
  • Vous n’avez pas besoin d’un site internet pro, d’un logo, d’un funnel complexe : vous avez besoin d’un produit simple qui répond à un besoin identifié, d’un descriptif des bénéfices et d’une page de commande / paiement. Il existe de nombreuses solutions simples et gratuites pour créer une page web, vous aurez tout le temps de l’étoffer plus tard (je connais même des gens qui vendent des services sur internet sans site internet, j’vous jure !).
  • Créez la trame du produit / service, et répondez à un besoin simple avant d’ajouter des couches complémentaires. Si vous arrivez à vendre ce service/produit simple, vous aurez tout le temps de l’optimiser en route !
  • Utilisez les retours clients pour optimiser votre produit, votre service ou vos process : toujours les mêmes question questions sur le même sujet, des plaintes sur un aspect, une fonctionnalité manquante ? Vous avez probablement besoin de retravailler cette partie du produit ou la manière dont vous le présentez.

J’ai lancé mon programme en 28 jours avec 4 grandes phases dessinées sur un tableau blanc et l’intitulé prévus des 28 emails dans un fichier texte. Quand je l’ai vendu à mon premier client, j’ai mis en place l’outil d’emailing et rédigé les 4 premiers emails, puis 1 ou 2 emails chaque jour. Poussée au cul par le client qui attendait son email, j’étais d’une efficacité redoutable !

• Gestion de la relation clients / prospects : probablement le plus chronophage, mais c’est optimisable aussi !
  • Créez des modèles d’e-mail ou de messages à réutiliser systématiquement au lieu de traiter chaque demande d’infos ou d’assistance individuellement. Vous avez déjà rédigé l’e-mail parfait au moins 12 fois, réutilisez-le, étoffez-le et enregistrez-le !
  • Optimisez la création de ces modèles en les déclinant sur une rubrique « FAQ » vers laquelle vous pourrez renvoyer rapidement les clients, et ajoutez le lien vers cette rubrique en signature de tous vos emails clients.
  • Annoncez et systématisez la gestion de la relation client : une réponse automatique sur vos emails indiquant clairement vos disponibilités, un accusé de réception à chaque email qui vous demande un peu de boulot avec une date prévue de réponse, histoire que le client sache que c’est pris en compte (et vous aurez bien sûr bloqué un créneau pour traiter toutes ces demandes en une fois dans la semaine)…
  • Si vous organisez parfois des réunions en vidéo pour parler de votre produit / service, transformez les en webinaire. Vous mettrez à peine plus de temps a les préparer que votre réunion 1-to-1, et vous pourrez répondre à plusieurs clients en une fois, sans parler du replay à mettre à disposition des futurs clients !

• Création de contenu : les algorithmes des réseaux sociaux bouffent la visibilité de tout ce que vous produisez. Simplifiez-vous la tâche :
  • En utilisant des outils simples à la mesure de votre métier : si vous n’êtes pas infographiste / designer / photographe, vous pouvez utiliser des modèles, des images libres de droits et des outils de création graphiques simples, vous n’avez pas besoin de devenir pro en Photoshop / Indesign !
  • En créant des contenus simples utilisables à plusieurs endroits (un seul format de visuel suffit) et en vous concentrant sur le(s) support(s) les plus rentables. Si votre blog vous rapporte plus d’audience que TickTock, c’est sur votre blog que vous devriez passer le plus de temps, pas sur la création de vidéos, certes amusantes, mais terriblement chronophage !
  • En apprenant à optimiser tout ce que vous produisez dès que vous le produisez : vous terminez de rédiger un bel article pour votre blog ? Profitez-en pour rédiger 2-3 tweets que vous pourrez en tirer, une publication Instagram et pourquoi pas, un podcast que vous enregistrerez plus tard.
  • En systématisant le ‘re-partage’. Un vieux contenu d’il y a 6-8 mois voire 1 ou même 2 ans peut être repartagé régulièrement. Mettez en place une routine de sélection et partage de tous vos anciens contenus au moins une fois par semaine, je vous assure que personne ne s’en plaindra : la plupart des gens qui vous suivent auront oublié, voire pas vu, la publication initiale. Si nécessaire, profitez en pour le mettre à jour rapido, ça aidera même à son référencement 😅

Et juste pour vous faire rire avec des trucs qui sont des détails mais qui vous montreront à quel point je pousse le vice, sur tous les plans :

• Je corrige systématiquement les numéros de téléphone pour les passer au format international (+33…) dès que j’ajoute quelqu’un dans mon répertoire pour ne pas perdre de temps quand suis a l’étranger.
• Je ne réponds quasiment pas au téléphone et je ne laisse pas ma possibilité de me laisser un message. Mon répondeur invite à m’envoyer un texto pour convenir d’un rdv.
• J’ai 3 e-mails préenregistrés différents que j’envoie en « fakant » un message d’absence pour renvoyer les gens vers les infos qu’ils cherchent rapidement et ne pas avoir à leur répondre individuellement (c’est mal mais ça marche du feu de Dieu).
• J’ai une charte de nommage de l’ensemble des fichiers que j’enregistre / télécharge, basée sur la date, le type et le sujet, qui me permet de retrouver en 2 secondes un fichier où qu’il soit enregistré (ça marche tellement bien que j’ai arrêté de classer mes docs dans des dossiers super complexes).

Mais également, sur un plan plus perso, et parmi tout un tas d’autres choses que je vous épargne :

• Ma garde robe est constituée de deux bases de couleur : noir pour le boulot, bleu marine pour les loisirs, sous-vêtements inclus, mariées uniquement avec du blanc ou du rouge. Ça simplifie le shopping et le choix de la tenue.
• Dans notre camion, les télécommandes sont scratchées derrière la télé. Elles sont calées quand on roule et on ne perd pas de temps à les chercher.
• Je n’ai qu’une seule crème hydratante qui fait tout, un seul shampooing pour toute la famille, un seul produit d’entretien pour toute la maison.
• J’achète et je cuisine pour 4 voire pour 6 pour avoir des repas prêts d’avance, je n’allume jamais mon four si ce n’est pas pour cuire au moins deux voire trois viandes.
• J’ai un raccourci sur mon iPad qui lance un minuteur à 45 minutes et mon dernier livre en cours pour m’autoriser à lire sans regarder ma montre à la pause déjeuner.

Bref, la recherche d’efficience porte sur tout, partout, tout le temps, et parfois il faut aller plus loin.

C’est là qu’interviennent les notions d’automatisation et de délégation (pas forcément à une personne ou un prestataire : il est souvent possible de déléguer un type de tâche à un service, parfois gratuitement, souvent contre monnaie sonnante et trébuchante).

Ce que vous devez absolument apprendre à automatiser / déléguer :

• La prise de rendez-vous. Vous n’avez aucune valeur ajoutée à passer du temps au téléphone à essayer de caler vos dispo avec les dispo d’une autre personne ! Il y a des tas d’outils pour faire ça, je vois en parlerai plus bas.
• Le suivi de votre compta. Passer 3h chaque mois à rassembler vos justificatifs, pointer et repointer vos comptes, tout ça s’automatise aussi très bien, avec des applications métiers ou un peu de malice !
• La publication de vos contenus. Si vous avez une base de contenus importante ou que vous en publiez souvent, vous aurez tout intérêt à payer un outil et lui déléguer la publication à intervalles réguliers, en mode pilote semi-automatique.
• La saisie de données. Aujourd’hui, on peut relier à peu près tous les services entre eux avec des outils simples d’automation. Si vous avez un fichier clients / une base d’adresse email, vous devez absolument vous en faciliter l’enrichissement !

Arrive donc l’étape du bon choix des outils et des services pour mettre en place tout ça !

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🧰 Outils et services

Voici donc une liste non-exhaustive des outils que j’utilise actuellement, sachant que j’utilise Podia, dont je t’ai déjà parlé ici, pour vendre et dérouler mon programme.

L’intégration de Podia avec Zapier a toute son importance en matière d’automatisation de nombreux process, comme vous pourrez le voir ci-dessous (je vous préviens, si vous avez réussi à suivre jusque là, c’est le moment où vous allez perdre votre santé mentale… 🤪) :

Emails

J’utilise l’app Spark pour gérer mes email, parce qu’elle fonctionne aussi bien sur Mac, iPad et iPhone, et que même son widget Apple Watch est efficace.

Spark me permet notamment :

• une gestion hyper simplifiée de la boîte de réception, avec la Smart Inbox qui permet de voir d’un coup d’oeil les emails vraiment importants et les Smart Folders qui proposent le dossier le plus pertinent quand on classe un email ;
• la possibilité de reporter des emails pour qu’ils reviennent plus tard dans ma boîte de réception et l’intégration avec Tick-Tick, l’outil de gestion de tâches dont je parlerai plus bas ;
• la création de nombreux modèles pour répondre plus vite que l’éclair avec mes fake « out of office reply », pour relancer des paiements échoués ou faire des suivis clients non automatisables ;
• la création de signatures d’email hyper faciles à changer (y à qu’à glisser) pour avoir toujours dans le footer de mes emails les liens qui seront les plus utiles à mon destinataire : si c’est un client, l’aide et l’espace clients, si c’est un prospect, la FAQ et la page d’inscription,…

Je suis une adepte de l’Inbox Zero, donc je traite mes emails en 5 minutes pendant ma Morning Routine et ceux qui nécessitent une action sont transformés en tâche dans TickTick et archivés au niveau des emails.

Calendrier

Mes calendriers sont gérés sur Google, et reliés :

• à Calendly, que j’utilise pour gérer la réservation et le paiement des séances de coaching, mais également pour caler des RDV impromptus perso. J’ai tweaké les calendriers et les dispos à la manière d’un psychopathe, mais désormais je n’ai qu’à envoyer un lien et j’ai la certitude que le RDV sera calé au bon moment, en fonction de mes dispos.
• à Spark, qui me permet d’avoir une vision calendrier simplifiée et d’accepter les demandes Google Agenda,
• à Tick-Tick, mon outil de gestion de projets.

Gestion de projets

J’ai cherché longtemps, et testé des tas d’outils, depuis Todoist à Producteev en passant par Things, sans oublier les Rappels Apple, Wunderlist, Asana ou Remember The Milk… et puis j’ai trouvé TickTick !

TickTick ne paie pas de mine, et c’est pourtant l’outil le plus puissant et le plus flexible que j’ai trouvé ! Je ne vais pas pouvoir tout te lister, mais je l’aime d’amour surtout pour :

• la vue Calendrier jour, semaine, mois, où les tâches, les deadlines et les rendez-vous sont affichées de manière efficace et hyper customisable, et la possibilité de switcher vers une vue Kanban.
• la création de projets, sous-dossiers, sous-tâches, avec une gestion fines des récurrences, des alarmes et des durées à chaque niveau,
• la prise en compte de la ‘charge de travail’ grâce à la visualisation, quand on crée une tâche, du planning de la journée, histoire ne pas se caler 12 trucs à faire en même temps,
• la possibilité de transformer une tâche en note et vice-versa, pour bosser tranquille sur une idée avant de la transformer en projet et de créer tâches et sous-tâches,
• la vue Matrice Eisenhower qui me rassure en un coup d’oeil via un widget visible sur mon Ipad et mon Mac,
• et surtout, surtout son intégration avec Zapier qui me permet de créer automatiquement des tâches sur la base d’évènements qui se produisent sur Podia (inscription, upsell, désabonnement…).

Création de contenu et publication

L’outil de production de contenu que je paie sans rechigner depuis 5 ans et qui me le rend au centuple, c’est définitivement Canva.

J’aime Canva pour sa simplicité d’utilisation, ses modèles, son catalogue d’illustrations, de photos, de vidéos… Je crée absolument tous mes visuels sur Canva et si ça n’est pas forcément digne d’un graphiste pro, ça m’offre une autonomie et une réactivité inégalée. Si j’ai une idée qui surgit, je peux créer un visuel sur la base d’un modèle depuis mon téléphone en 5mn pour le partager sur les réseaux sociaux.

En ce qui concerne la publication des contenus, qui sont essentiellement des articles de blog assortis d’un joli visuel au format carré qui présente l’énorme avantage de s’afficher à peu près bien partout, j’utilise Buffer.

Là encore en version payante, mais une fois associé au plugin WordPress to Buffer Pro, il justifie largement son coût : en bossant un peu, j’ai réussi à mettre en place la publication automatique sur Facebook, Pinterest et Instagram d’articles et de recettes tirés de mes archives deux fois par semaine, la mise en avant de vidéos Youtube sur Twitter et Facebook chaque dimanche soir, et le tout avec des formats spécifiques pour chaque support.

Désormais, je produis moins de contenus, et quand j’en produis c’est d’abord pour mon blog – contribuant ainsi à améliorer le référencement de mon principal outil d’acquisition – d’où il est ensuite partagé automatiquement à échéance régulière sur mes différentes présences Social Media.

Emailing et fichier clients

Après plus d’un an à gérer mes emails via la plateforme d’apprentissage où je vends et dispense ma formation, je suis revenue à mes premières amours : Sendinblue.

En créant quelques automations simples et en reliant mes outils grâce à Zapier, j’ai désormais :

• un funnel super efficace qui me permet de faire du lead nurturing grâce au trafic généré sur mon blog, avec un formulaire d’inscription hyper simple qui se résume au champ email,
• une base de données qui s’enrichit au fur et à mesure grâce aux données que je récolte via Zapier à l’inscription sur Podia ou à la prise de RDV sur Calendly (nom de famille, numéro de téléphone, adresse…),
• la capacité a adresser différemment mes clients historiques, ceux qui sont inscrits à la version actuelle du programme et mes simples abonnés newsletters. Mes newsletters se transforment donc en outil de vente ou d’upsell, avec des messages subtilement intégrés en fonction des attributs des destinataires, qui se mettent à jour eux aussi grâce à quelques zaps bien placés.
• la possibilité d’identifier les prospects chauds qui visitent mon site de vente et leur envoyer des relances discrètes au bon moment pour déclencher l’inscription…

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Je pourrais aussi vous parler de l’automation que j’ai mise en place pour que chaque demande de RDV sur Calendly vienne créer un nouveau contact dans mon répertoire, de mon suivi de chiffre d’affaire calculé en temps réel grâce à un zap qui génère mon journal des ventes dont j’ai juste à récupérer le total mensuel pour faire ma déclaration à l’URSSAF, de mon raccourci Apple pour afficher une liste des courses différente en fonction du lieu où je me trouve, mais je crois que vous avez déjà bien assez à digérer !

Bonne lecture, les copains, et si vous avez des questions, vous savez où me joindre !