Toi aussi, deviens un mail ninja !

… Ok, j’aurais pu appeler ce mail « Astuces et bonnes pratiques dans la gestion de ses mails » mais ce serait nettement moins amusant.

J’avais déjà écrit un article sur la façon dont j’ai transformé Gmail en outil de productivité, mais cette fois il s’agit de revenir sur quelques points ‘pratiques’ à mettre en oeuvre pour faciliter la gestion des mails. Des banalités pour beaucoup d’entre vous, mais qui seront probablement utiles à d’autres et qui, si vous les appliquez, vous permettront de gratter quelques précieuses minutes dans la gestion de vos mails…

Un mail = un sujet.

Nous avons tous de nombreux projets en cours, avec des interlocuteurs variés, et il vaut mieux envoyer plusieurs mails qui seront plus facilement « travaillables » qu’un seul regroupant plusieurs sujets et plusieurs interlocuteurs. Un gros mail commun est plus difficile à transférer à un interlocuteur qui n’est concerné que par un point sur les 15 évoqués, et cela permet de classer les points déjà traités pour ne garder en boîte de réception que les mails attendant une réponse. Personnellement, je réserve les ‘récapitulatifs’ aux ordres du jour et compte rendus de réunion, mais il ne sont jamais ‘pour action’.

Un mail = un sujet. Bis.

Il s’agit là de penser à mettre un titre à ses mails, et de préférence, un titre qui parle à tous. Parce que « Questions » ou « Pour info » n’est pas un sujet de mail valable. Idéalement, remettre dans le titre du mail le projet concerné et la nature du mail, genre « Nom du client – Eléments graphiques pour la maquette Noël » ou « Nom du projet – Questions réunion du 28/3 ».

Un mail = un sujet. Ter.

Lorsque vous échangez énormément sur un même sujet, essayez de répondre au mail concerné et ne créez pas un mail vierge à chaque nouvel échange. Cela permet de retrouver l’ensemble des échanges dans un même fil et d’être sûr de ne rien louper.

Soignez votre signature.

La signature de mail n’a pas seulement vocation à être jolie, mais aussi à être utile. Intégrez-y votre numéro de téléphone, votre email, et pourquoi pas un lien vers votre site et votre présence sociale. De nombreux outils permettent de récupérer les contenus des signatures et de mettre à jour ses contacts, ceux qui les utilisent vous en sauront gré. Et accessoirement, ça simplifie la vie des gens qui veulent vous rappeler 🙂

Pensez à répondre à tous.

Si votre interlocuteur prend la peine de mettre un collaborateur ou un partenaire en copie de son mail, c’est probablement parce qu’il souhaite qu’ils soient informés de la réponse que vous ferez. Pensez donc à utiliser le bouton « Répondre à tous » par défaut (sauf dans le cas d’envoi en nombre, mais c’est le point suivant).

Pensez à utiliser le champs « Cci »

A contrario, quand vous adressez un mail commun à de nombreux destinataires qui ne se connaissent pas (genre vos voeux ;), utilisez le champs « Copie conforme invisible » qui évite que les destinataires fassent un « Répondre à tous » malheureux et qu’ainsi démarre un échange qui ne concerne pas forcément tous les destinataires.

Evitez les pièces jointes inutiles

Un mail est composé de… de… de… texte, oui. Alors pourquoi, pour envoyer un texte, le faire sous la forme d’un document attaché ? Je ne parle pas d’un joli rapport ou d’un mémo mis en forme, je parle de brouillons ou de texte amenés à évoluer, autant les copier directement dans le corps du mail pour que le destinataire l’ait tout de suite sous les yeux, non ?

Ne confondez pas politesse et précipitation

Accuser réception d’un mail comportant des éléments demandés et attendus, c’est bien (vous pouvez même dire merci, ça fait toujours plaisir). Répondre dans les 2 minutes à un mail posant plusieurs questions pour ensuite y répondre partiellement en plusieurs fois, c’est moins bien. Un mail peut présenter un caractère d’urgence et si vous pouvez résoudre la question en 2mn, faites-le. Mais si il faut que vous vous posiez pour faire une réponse pertinente, votre interlocuteur saura attendre 🙂

Enfin… Mettez y les formes.

Dans la précipitations, nombreux sont ceux qui envoient des mails sans formule de politesse ou sur un ton péremptoire, sans réaliser que celui qui recevra le mail pourrait se sentir agressé par la sècheresse du ton. Etre concis et clair ne signifie pas être abrupt !

Sur ce, je file, j’ai une boîte mail à vider 😉