Nouvelle vie, nouveau Moleskine ;)

Je suis donc, depuis janvier 2014, salariée d’une entreprise basée sur 2 continents, avec une fonction transverse qui implique que je travaille avec l’ensemble de mes 90 nouveaux collègues, sur plusieurs projets et missions, basés en France mais aussi aux US ou à Taiwan, avec de nombreux interlocuteurs externes, le tout en étant basée à 800km du siège parisien.

Ok. Tu le sens le challenge organisationnel ?

Première grosse difficulté, arriver à me souvenir de tout. De mes discussions informelles lors de mes passages au siège à mes réunions téléphoniques, en passant par les idées qui surgissent sans prévenir, les échanges en chat avec mes collègues, les réunions de travail, les échanges internes ou externes, les trucs à faire…

Grande fan des carnets Moleskine, j’ai découvert un nouvel allié dans cette mission, le nouveau carnet Moleskine Professionnel, que j’aime d’amour, essentiellement pour 3 grands avantages par rapport aux carnets traditionnels:

• L’ensemble des pages sont numérotées, et un index en début de carnet permet, par exemple, de lister l’ensemble des pages sur lesquelles on a traité d’un sujet,
• Un chapeau permet d’indiquer à chaque nouvelle page la date du jour et les évènements / points importants de la journée,
• Une marge « Pour Action » permet d’indiquer un statut, le nom d’une personne, une deadline ou une priorité à côté de ses notes.

En parallèle, toujours fan des nouveaux outils et des nouvelles méthodes, je m’étais intéressée au Bullet Journal, une méthode de prise de note qui permet de tout noter et de tout retrouver, en s’imposant un minimum de discipline.

Du coup, j’ai pris de nouvelles habitudes : je note tout, tout le temps. Alors que j’ai pendant très longtemps réservé la prise de note à des réunions, coups de fil ou séance de travail, mon Moleskine est devenu mon compagnon de chaque instant, un journal quotidien bien plus qu’un support de prise de note.

Une idée ? Hop, un « • » et une ligne pour la mémoriser. Un truc à faire  qui apparaît au détour d’une conversation ? Hop, une case à cocher et une ligne pour l’exprimer. Un coup de fil ou une réunion ? Un cercle pour illustrer un ‘évènement’ et quelques notes rapides pour en résumer l’essentiel.

Un coup de surligneur fluo pour faire ressortir les informations importantes, l’utilisation de la marge pour indiquer une deadline ou l’action à réaliser, la reprise à l’index des numéros de page où j’évoque certains projets prioritaires, et me voilà équipée d’un deuxième cerveau, qui se souvient de tout à ma place, me permet remonter quelques jours en arrière pour vérifier que tout a été traité, qui m’aide à me souvenir de qui j’ai vu, quand, où et pourquoi.

Et un cerveau de plus, c’est pas négligeable, non ?

[EDIT du 8 janvier 2016]

2 ans et 2 carnets Moleskine Professional plus tard, j’applique toujours les principes du Bullet Journal, agrémenté d’un peu de StrikeThru et d’une couche d’organisation personnelle.

J’ai, par exemple, téléchargé et imprimé sur MyMoleskine les templates du calendrier 2016, un mois par page, que j’ai collés à la fin de mon carnet, histoire d’avoir toujours un planning sous les yeux, sur lequel je renote avec un code couleur prédéfini les évènements importants, rdv, vacances qui sont détaillés dans mon agenda en ligne.

J’utilise également deux pages au début du carnet pour noter mes déplacements dès qu’ils sont réservés, au format « DD/MM -> DD/MM – Type de transport – Horaire de départ Aller – Horaire de départ Retour – Nom de l’hôtel ».

Il faudrait aussi que je vous parle de mon Bic 4 couleurs, mais attention, la version fine, hein… mais je voudrais éviter de passer pour (encore plus) psychorigide 😉