Du travail à distance et de ses implications

Long time no blog… pfffffiuuuu ! Il faut dire que j’ai déjà fort à faire avec mes autres bébés blogs (mon blog nutrition et celui où je parle de l’avancement de notre #projetbarré de coworkcamp en Provence).  Mais le prochain voyage approche, puisque je pars en fin de semaine à Abu Dhabi à l’occasion du 60ème meeting ICANN, donc il y a fort à parier qu’un mini guide de la blonde y soit consacré à mon retour 🙂

A propos de guide, j’aurais pu intitulé ce billet « Nomadisme, le guide de la Blonde », mais je vous aurais induits en erreur. Je ne vais pas vous raconter comment j’ai réussi à devenir millionnaire en travaillant 4h par semaine depuis une plage paradisiaque, ni vous faire rêver avec des photos de mon laptop posé sur le bord d’une falaise en Amérique Latine. Nope. Parce que je ne suis pas une nomade du numérique qui voyage, je suis ‘juste’ une télétravailleuse (ce mot est moche moche moche) amenée à se déplacer très régulièrement, avec des collaborateurs pour certains basés sur d’autres continents.

J’avais déjà consacré un article à la meilleure façon de s’organiser lorsqu’on travaille depuis son domicile, cette fois, je m’intéresse plus à la collaboration au sein d’équipes distantes.

Les outils collaboratifs sont essentiels au sein d’équipes géographiquement distantes, mais pas sans process.

J’ai vu tellement d’équipes et d’entreprises échouer dans la mise en oeuvre de leurs outils collaboratifs, trop concentrées sur l’outil… Que vous utilisiez la suite Google, Slack ou Skype, Trello, Todoist ou Asana (tavu comment je te file des noms d’outils géniaux, comme ça, l’air de pas y toucher ?), cela ne fonctionnera que si vous définissez, partagez et expliquez clairement le process.

Un process, c’est quoi ? Un process c’est la définition, dans un document, schéma ou texte (idéalement les deux), de qui fait quoi, comment, et en suivant quelles étapes, dans un contexte donné.

J’ai longtemps utilisé Gliffy pour créer mes diagrammes, mais un simple Powerpoint/Keynote fonctionne également très bien.

Prenons comme exemple une tâche apparemment simple de création, traduction et publication de contenus dans plusieurs langues :

1. Quelles sont les étapes ?
   1. Créer et valider le contenu éditorial,
   2. Créer les illustrations,
   3. Traduire dans chaque langue,
   4. Publier et partager sur les réseaux sociaux.
2. Qui sont les intervenants ?
   • Un demandeur,
   • Un rédacteur,
   • Un graphiste,
   • Des traducteurs,
   • Des chargés de comm locaux.
3. Comment sont déclenchées les actions ?
   1. Le demandeur envoie un mail avec une idée de contenu au rédacteur.
   2. Le rédacteur crée une tâche dans l’outil collaboratif, avec des sous-tâches pour chaque personne impliquées et assigne les tâches à chacun (image, traduction, publication, partage).
   3. Le rédacteur rédige,
   4. En parallèle le graphiste travaille à la création de l’illustration,
   5. Le rédacteur obtient la validation du demandeur,
   6. Le rédacteur informe les traducteurs qui traduisent,
   7. Les traducteurs alertent les chargés de comm pour déclencher la publication et le partage du contenu en question.
4. Quand considère-t’on que le boulot est fait ?
   • Le rédacteur est en charge du suivi, et informe donc le demandeur que le contenu est publié et partagé après avoir vérifié que l’ensemble des intervenants a bien terminé sa sous-tâche.

Il est primordial de définir les personnes responsables de chaque tâche et surtout celle qui devra s’assurer que l’ensemble des sous-tâches aura été réalisé pour « clôre » la tâche.

Il faut également définir le canal de communication qui sera utilisé pour chaque étape (dans ce cas précis, un mail pour la demande, puis des sous-tâches assignées via l’outil collaboratif) et  y ajouter des spécifications techniques (charte de nommage des fichiers des illustrations créées, choix de l’emplacement de stockage, spécifications éditoriales, le format des publications sur les réseaux sociaux, optimisations SEO à apporter aux titres et aux descriptifs, catégories à utiliser selon le type de contenus, …).

On se rend vite compte, même sur une tâche aussi simple en apparence, de la complexité des éléments à prendre en compte, à créer, à partager au sein d’une équipe. Et ça peut sembler très compliqué à mettre en oeuvre, mais le bénéfice est grand !

Un process clair et détaillé, partagé, expliqué et disponible à la consultation par tous permet à chaque personne d’avoir une compréhension accrue de son rôle et du rôle de ses collaborateurs dans le déroulement d’un projet, à la personne en charge d’avoir une vision sur son déroulement et fluidifie grandement les échanges (sérieux, qui a une heure à perdre en réunion pour passer en revue une liste de tâches simples et récurrentes quand il suffit d’ouvrir l’outil pour avoir les infos ?).

La capacité à travailler en équipe devient primordiale dans un contexte d’équipes distantes.

Une fois que ces méthodes sont implémentées et comprises, le temps gagné sur la gestion des tâches simples et récurrentes permet de consacrer plus de temps aux tâches complexes, à la réflexion collective, aux échanges qui vont enrichir un projet. Mais cela ne peut fonctionner que si l’ensemble des participants au projet s’inscrivent dans une démarche de partage, les ‘distants’ en sollicitant leurs collègues autant de fois que nécessaire, les ‘sur site’ en comprenant l’importance de prendre du temps pour redire et expliquer.

Pour faciliter ces échanges, il est essentiel de se réunir régulièrement. Idéalement « en vrai », quand c’est possible, ou en utilisant des outils de vidéoconférence ou le téléphone (beurk). De manière plus ou moins formelle, à un rythme fixé à l’avance et respecté même si ce n’est que pour quelques minutes, faute de sujets.

Ces réunions doivent permettre d’évoquer des points de blocage précis, de réfléchir à la manière d’avancer ensemble sur la prochaine étape, de partager des suggestions ou de lancer de nouveaux sujets. Sans perdre (et faire perdre à tous) un temps précieux à passer en revue l’ensemble des tâches en cours puisque leur avancement est connu de tous.

Bien entendu, cela implique quelques règles à respecter, qui s’appliquent à tous les types de réunion, et qui tiennent surtout du bon sens : définir à l’avance le sujet de la réunion, arriver préparé (par exemple avoir consulté l’avancée des tâches sur le fameux outil, ou lu les échanges de mails autour du sujet, a minima), faire un compte-rendu de la réunion ensuite, à l’ensemble des participants et aux absents impliqués.

Cette infographie que je partage régulièrement depuis plusieurs années résume assez bien l’essentiel.

En gros, rien de bien neuf dans tout ça, mais une constatation : l’organisation du travail devient critique dès lors que l’ensemble des équipes ne sont plus réunies en un seul et même espace.

Et pour les employeurs qui décident de mettre en place le télétravail, s’assurer uniquement de la capacité des salariés distants à travailler en autonomie n’est pas suffisant. Il faut également s’assurer que les process existant soient clairs et adaptés, et que les équipes en place soient en mesure de les appliquer, y compris en intégrant des collègues qui travaillent à distance.