C’est l’printemps 🌸 Pour moi, c’est le moment de la transhumance : nous terminons notre trip hivernal en terres ibériques à bord de Gari le Camion pour aller nous poser “à la fraîche” sur notre terrain en Corrèze.

C’est aussi le moment de faire un point sur ma productivité, mise à mal ces derniers mois par la bastonnade hormonale de la périménopause — parce qu’on ne le dit pas assez, mais les neurones en pâtissent aussi, et pas qu’un peu.

Bref, c’est l’occasion de revenir sur un changement majeur que j’ai effectué cet hiver et qui a sauvé mon cerveau embué : une gestion des tâches minimaliste. Mais genre VRAIMENT minimaliste.

Tout à commencé à la lecture d’un Thread de Peonkun qui partageait une capture de sa liste de tâche super minimaliste sur Apple Notes.

Mon cerveau a instantanément été conquis : un outil simple et super flexible pour avoir une vue organisée de ma semaine, une liste de tâches, l’accès à mes projets, mes rendez-vous…

J’ai lâché mon bujo papier et je m’y suis collée. En quelques semaines, j’ai affiné et optimisé le système et c’est devenu une machine de guerre.

Mon setup productivité minimaliste

La base : la note unique qui va tout répertorier et permettre d’accéder aux notes dédiées à un sujet ou à un lien externe, dans un format hyper compact pour la visualiser facilement sur un tel, ou la caler sur un côté de ton écran en mode “visible sur tous les bureaux”.

J’exploite à fond la possibilité désormais offerte par Apple Notes de “collapse” des sections entières, ce qui me permet d’avoir des vues détaillées de chaque section si nécessaire, et d’avoir des trucs en vrac sans que la note soit en bo*del 😅

Je te montre à quoi ressemble la mienne aujourd’hui :

📆 Premier bloc : mon agenda

Il me permet d’avoir sous les yeux en permanence :

• mes RDV et engagement de la semaine,
• la liste des trucs spécifique prévus pour publication/envoi/réalisation chaque jour. Dans cette colonne, j’utilise des liens soit vers des notes dédiées, soit vers des ressources externe pour retrouver rapido les contenus dont j’ai besoin

☑️ Deuxième bloc : ma grille hebdo

Ce bloc hyper compact me permet de visualiser le statut des les tâches récurrentes, avec les tâches à faire (🔘), les tâches finies (✅), les tâches en cours (🔷),  les tâches planifiées (🔜), les tâches déléguées ou en attente (⭕️) et les dates de publication (📣).

Comme j’ai organisé mon boulot en journées dédiées à certaines tâches chaque semaine, et que j’ai des tâches récurrentes mensuelles calées en semaine 1, 2, 3 ou 4, j’ai créé 4 templates de cette grille, stockés en bas de la note dans la section “Templates”, qui ressemble à ça :

📝 Troisième bloc : les notes

Là, c’est le bloc bo*del. Je note à la volée toutes mes idées, les p’tits détails sur une tâche qui n’a pas sa note dédiée, etc… J’ai créé un raccourci sur mon téléphone qui me permet d’ouvrir ma note “GLOBAL” et donc d’y ajouter les trucs au fur et à mesure, y compris parfois des documents ou des liens.

✅ Quatrième bloc : la todo list

Ce sont les tâches à faire, en cours, en attente, rattachées ou pas à un projet, que je dois traiter dans la semaine.

La légende est limpide :

🔘 TO DO : actionnable immédiatement
✅ DONE : finie
⭕️ WAITING FOR : en attente d’un action ou d’une réponse
🔜 PLANNED : actionnable à une date précise (dans ce cas, j’indique la date)
🔷 IN PROGRESS : travail en cours

J’utilise également ces statuts :

‼️ IMPORTANT : pour LA tâche que je dois absolument prioriser
❌ CANCELLED : quand une tâche prévue n’a plus lieu d’être
💭 ONE DAY MAYBE : quand une tâche n’est ni urgente ni importante (et elle finit bien souvent par être supprimée).
🔄 RECURRING : pour les tâches qui reviennent régulièrement mais elles sont généralement dans la grille hebdo ou dans les projets.

💼 Cinquième bloc : les projets

J’y classe les projets ponctuels en cours, comme ceci :

🔷 Conférence machin chose
🔷 Evènement truc bidule
✅ Strat contenus 2025
🔄 Planning Lives
🔄 Changelog
….

Chaque item renvoie vers une note spécifique dans laquelle le projet est détaillé.

Blocs utiles

Sous ces principaux bloc, on trouve le rappel de la légende et des illustrations par contexte :

Puis les fameux templates, et une section “Ressources” dans laquelle je colle tout un tas de liens vers des documents, des notes, des outils, etc…

Mon process hebdo

Easy, peasy. Chaque fin de semaine, le vendredi ou le samedi :

• je modifie la section Agenda avec les engagements de la semaine à venir, et je remets les tâches prévue en “to do” 🔘
• je copie-colle le template grille hebdo de la semaine,
• je supprime dans la todo list les tâches terminées, j’ajoute les nouvelles tâches relatives aux projets, je relance les gens dont j’attendais un truc…

Pendant la semaine, j’enrichis avec des liens vers les sujets sur lesquels je bosse, je déplace parfois des tâches planifiée d’une case à une autre, je prends des notes temporaires que je classe ensuite dans les projets correspondants si nécessaire.

Il faudra que je vous cause un jour de mon orga par tags et dossiers intelligent dans Notes, mais je crois qu’on a déjà un truc bien assez long pour une reprise, non ?

Je vais probablement relancer un peu ce Substack, parce que j’ai plein d’idées à vous partager et qu’avec l’aide de Lucien, mon p’tit GPT custom, j’ai réussi à créer un cadre de travail encore plus efficace qui va me laisser du temps pour vous causer de mon orga, et pas seulement.

Pensez à vous abonner si vous passer par là !

Bonus : envie de tester la grille hebdo ?

T’as qu’à copier-coller mon template :

Lu Ma Me Je Ve Sa Di
1️⃣ 2️⃣ 3️⃣ 4️⃣ 5️⃣ 6️⃣ 7️⃣
◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ TACHE
◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ TACHE
◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ TACHE
◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ ◻️ TACHE

Ca marche partout, et perso, je trouve ça bien plus visuel et pratique que n’importe quel template Notion 😋