5 astuces pour gagner du temps

Aaaah, la rentrée. Le retour de nos petites habitudes et de nos chers bleekin. C’est le moment idéal pour mettre en place une organisation efficace et faire en sorte que tout tourne rond.

J’avais déjà écrit un article sur les 5 moyens d’améliorer sa productivité, voici quelques astuces de plus pour mieux vous organiser.

1 – Instaurez des routines.

Que ce soit à la maison ou au travail, il y a forcément des tâches qui sont répétitives et routinières, et quoi qu’on en pense, les habitudes ont du bon. Ranger ses clés toujours sur la même étagère en arrivant à la maison, avoir tous les ustensiles nécessaires à la préparation du petit-dej sous la main, toujours traiter les documents entrants de la même manière permet de gagner un temps précieux en effectuant des tâches de manière mécanique, sans avoir à se poser de question.

2 – Triez et JETEZ régulièrement.

On travaille mieux dans un environnement propre, voire à la limite du minimalisme. Les documents qu’on imprime pour ‘y jeter un oeil plus tard’ finissent par s’entasser et rendent la recherche des documents important fastidieuse, avant de finir leur vie dans la poubelle. Et que dire des kilos de documentations que l’on ramène des salons et qui finissent par pourrir sur une étagère… Pensez à prendre des notes à propos d’une brochure intéressante en notant les points importants, ajoutez rapidement à votre répertoire les coordonnées de votre dernier rendez-vous prospect, et vous gagnerez en espace vital (et en temps de recherche par la suite).

3 – Apprenez à vous connaître.

Plutôt du soir ou du matin ? Multi-tasker compulsif ou adepte de la concentration ultime ? Bavard au téléphone ou maniaque du mail ?
Soyez objectifs, et essayez d’adapter vos comportements pour corriger ce qui vous fait perdre du temps. Vous n’aimez pas le téléphone ? Moi non plus, mais il faut parfois se faire violence et décrocher son combiné pour clarifier en quelques minutes de conversation une situation inextricable. Vous avez du mal à démarrer avant votre 5ème café ? Débrouillez vous pour consacrer votre début de matinée à des tâches moins gourmandes en énergie et profitez du début d’après-midi pour vous poser sur LE dossier épineux. Avoir conscience de ses défauts, c’est déjà avoir résolu à moitié le problème 😉

4 – Choisissez vos outils et perséverez.

Un coup post-it, un coup mail conservé en brouillon, un coup appli sur le téléphone, un coup bloc note… Et à la fin, impossible d’avoir une vision cohérente de votre to do list ou de retrouver les notes d’un projet.  J’ai été pendant des années adepte du calepin, et de la prise de note visuelle avec mes jolis feutres colorés. Je notais TOUT dans mon calepin, en changeant de couleur pour dissocier les éléments. Numéro de téléphone, compte rendu de réunion, liste de tâches, idées, l’essentiel étant d’avoir l’ensemble des infos sous la main, réunies en un seul endroit. Depuis peu, je m’astreins à utiliser l’iPad parce que clairement, je le trimballe partout et il est plus pratique. Une application de prise de note (pour ma part PlainText, synchronisé avec mon compte Dropbox), une appli de gestion de tâches (TaskPaper) et je retrouve les mêmes possibilités que sur mon bon vieux Moleskine : je prends des notes à la volée et j’en tire une liste de tâches à l’issue de la réunion / conversation téléphonique / séance de travail.

5 – Repensez votre espace de travail.

J’en parlais en début de semaine, j’ai réorganisé mon bureau pour le transformer en standing desk (photos là, pour ceux que ça intéresse). Une idée croisée sur un blog, un concept qui m’a plu, un peu d’imagination et hop, et me voilà avec un bureau sur lequel je me sens plus dynamique, qui me permet de changer régulièrement de position et d’être plus libre de mes mouvements. Sans être aussi radical, vous pouvez opter pour une autre chaise (parce que, soyons sérieux, vous pensez vraiment pouvoir être dynamique dans votre vieux fauteuil de direction en cuir, en position semie-allongée ? ;)), réaménager votre bureau pour avoir accès plus facilement aux différents éléments de rangement, réhausser votre écran, bref, rendre votre espace de travail propice… au travail 🙂

Alors, prêts pour la rentrée ? ;))