Aujourd'hui, je vais te parler de mon usage de l’IA, de mon organisation au quotidien, de mes challenges et de comment j’arrive à bosser 3 grosses demi-journées par semaines parce que j’ai créé une machine de guerre. Et je vais citer quelques barbus dans l’histoire, des geeks dont l’aide m’a permis d’aller encore plus loin.
Mais avant ça, on va commencer par poser 2-3 trucs pour que tu comprennes mon cheminement :
J’ai 50 ans, et depuis 2-3 ans, je traverse une tempête hormonale – tsé, la périménopause – qui bastonne fort sur mon corps ET sur mon cerveau, révélant une probable neurodivergence que j’ai compensée toute ma vie.
Je ne suis pas diagnostiquée mais très clairement, ça expliquerait bien pourquoi et comment je suis devenue obsédée par la productivité, l’organisation, les process, au point d’avoir longtemps été surnommée Bree par mes collègues.
Pendant 25 ans, j’ai réfléchi à mes process, testé des outils, raisonné en système, bidouillé tout ce qui pouvait l’être en matière d’automation, d’optimisation, de simplification. Et pas que pour gérer mes tâches, mais pour structurer également le boulot de mes équipes, de mes élèves, des entreprises que j’accompagnais en conseil…
Quand les blogs étaient encore à la mode, j’ai même écrit des tas d’articles sur le sujet, le dernier en date ici : « Productivité, le guide [méga complet] de la blonde ».
Et comme, sans être tech, j’ai une forte appétence pour la technologie – qui s’est traduite par 20 ans de carrière dans le secteur du digital, plutôt côté market-comm –, l’utilisation de l’IA pour m’organiser est vite apparue comme une évidence.
Comment j’ai utilisé l’IA pour améliorer mon organisation
Comme beaucoup, j’ai commencé avec ChatGPT, dont j’ai utilisé massivement la fonctionnalité ‘Projets’ pour la nourrir avec mes process et mes contenus. Associé à Manus.im, j’en ai fait une machine de guerre :
- Pour analyser mes contenus existants et définir une ligne édito et des axes de comm, puis les décliner en calendrier édito,
- Pour accélérer des processus de gestion à la con, consolider des fichiers dans des formats différents, analyser rapidement des bases de données,
- Pour structurer mon travail de création de contenus pédagogiques, suivre l’avancement, gérer les étapes de lancement,
- Pour rédiger la trame de contenus type récurrents destinés à mes clients,
- Pour accélérer et améliorer mon suivi des clients en coaching, puisque je peux désormais “interroger” les notes énoooormes que je prends à chaque session (que je prenais, en vrai, parce que depuis qu’ m’a parlé de Granola.ai, je revis)
Petit à petit, j’ai commencé à utiliser Claude, parce que plus fiable sur certaines tâches et surtout parce qu’il me permettait de générer de petites app web toutes simples mais fort intéressantes pour associer des contenus interactifs à mes contenus pédagogiques.
Sauf que, ok, c’est génial d’avoir un deuxième cerveau qu’on nourrit avec des process ultra structurés, y a quand même un truc qui crée de la friction, surtout pour moi et mon cerveau pieuvre incapable de dérouler les trucs dans l’ordre logique, c’est la transformation en items actionnables.
Parce que non, vraiment, devoir faire confiance à une IA pour lister les trucs que j’ai à faire au fur et à mesure, c’est au delà de mes forces, en bonne control freak qui a besoin d’une vision macro et micro pour avancer.
D’autant qu’entre dans la balance une grosse base de connaissance et de contenus que je n’ai jamais vraiment pris le temps de structurer, et qui est pourtant essentielle à mon activité, que ce soit pour gérer les contenus pédagogiques de mes accompagnements que pour créer du contenu à vocation publicitaire.
Bref, l’arrivée de l’IA a eu deux effets de bord massifs dans mon organisation :
→ Elle a révélé une faille sur mon “knowledge management”,
→Elle a exacerbé une frustration : j’adore structurer, mais j’ai du mal à exploiter.
Pourquoi j’ai choisi Obsidian pour le knowledge management
J’ai essayé plein de trucs pour gérer ma base de ‘connaissance’. Notion, pas aimé, Google Docs/Drive pas assez structuré, même avec un Zapier pour automatiser, les app de productivité trop orientées projet, Apple Notes à la ramasse au delà d’un cerveau volume…
Et autre problème soulevé par ces outils en ligne, c’est qu’il impliquent d’être connecté pour fonctionner correctement, voire pour fonctionner tout court. Or quand on voyage en camion à l’étranger, l’économie de data est un facteur prépondérant dans le choix des outils. Sans parler de mon côté parano qui se satisfait mal de l’hébergement par autrui de MA donnée.
C’est ainsi que j’ai découvert Obsidian, grâce à . J’ai fouillé, j’ai aimé :
- il permet de stocker, trier, filtrer, connecter des documents en markdown, et de transformer pensées, projets, connaissances en un système structuré non linéaire (coucou la pensée en étoile et les vues macro/micro),
- il est libre et gratuit, s’installe en local et permet donc de conserver la main sur l’intégralité des données, qui restent consultables et exploitables même si on arrête d’utiliser Obsidian,
- il propose une vaste librairie de plugins qui permettent de le ‘tordre’ pour l’adapter vraiment à ses usages.
J’ai donc structuré, en m’appuyant sur l’IA, une énorme base de connaissance, que je nourris peu à peu, et dans laquelle j’importe toutes mes archives petit à petit.
J’ai même écrit, toujours grâce à l’IA, des query pour créer des documents dynamiques, qui affichent et classent certains documents en fonction des tags qui y sont ajoutés, des dossiers dans lesquels ils sont rangés,…
Je suis allée encore plus loin en installant Task Notes, un plugin qui permet de gérer des projets, des tâches, de les voir en listes, en calendrier, en kanban, et de transformer le moindre document stocké en projet, en tâche, en sous-tâches, en utilisant quelques custom fields bien configurés.
Sauf que c’est bien beau, d’avoir une méga structure au carré… mais qu’est-ce que c’est chiant de copier/coller, de scripter, de cocher des cases, changer des statuts…
J’étais coincée dans un système hyper structuré et hyper puissant, mais lourdingue à exploiter au quotidien. Jusqu’à un échange avec Johan.
Comment Johan m’a fait passer un cap
, c’est une belle “rencontre” Threads, avec lequel j’échange régulièrement, notamment sur l’IA et Obsidian, qu’il utilise également. Et un jour, il me lâche une bombe : il a créé un MCP pour relier Claude à Obsidian.
Wokay. Il a fallu que je branche mes neurones, parce que je n’avais pas encore vraiment creusé et que le terme MCP ne m’évoquait pas grand chose. J’ai fouillé, et j’ai compris que ce Model Context Protocol permettait dorénavant de relier les outils d’IA à d’autres outils d’IA ou des outils de données externes.
Et une fois mes neurones bien branchés – il a fallu un peu de temps, rapport à la bastonnade hormonale – j’ai réalisé que j’allais pouvoir brancher ma RAM à ma ROM 🤯
J’ai bidouillé pour installer le MCP qu’il m’a gentiment mis à disposition et depuis, je suis passée en mode “Productivité augmentée par IA 🧠”.
Ce que j’arrive à faire désormais
Grâce au MCP de Johan, je peux utiliser Claude pour lire, résumer, éditer, créer des documents dans mes différents projets et dossiers, dans des formats adaptés qui permettent leur exploitation, classement, visualisation grâce à leur propriétés custom.
En pratique, ça donne des trucs comme :
- mettre à jour le contenu, le statut, les dates de mes fiches de suivi de projet au fur et à mesure de mon avancement, sur la base d’échanges d’email, de notes, de réflexions,
- créer des fiches de suivi de coaching dans un format prédéfini dès la prise du RDV, ajouter des notes, modifier les infos et préparer le brouillon de l’email de suivi sur la base de la retranscription de la session,
- identifier la récurrence des sujets traités en comm pour me proposer de nouveaux angles pertinents ou du repurposing grâce à l’analyse des contenus que j’ai créés précédemment,
- structurer la préparation de contenus clients en m’appuyant sur ma propre base de connaissances, que ce soit les contenus que j’ai déjà créé ou les contenus experts que j’ai sélectionnés,
- et bien sûr avoir une vision claire sur ma todo et mes échéances, à court, moyen et long terme.
Et comme tout est traduit en contenu markdown stocké en local, je peux continuer à travailler sur MES contenus et MES projets même quand ma 4G me lâche ou que Cloudflare décide de paralyser tout l’internet mondial 😜
Bien sûr, si cela fonctionne, c’est aussi et surtout parce qu’avant de l’augmenter, j’ai structuré mon organisation. Parce que même si je bosse seule, j’ai des documents qui détaillent mes process. Parce que même si j’ai ma stratégie en tête, je prends le temps de la mettre à plat et de la retravailler en permanence, avec des documents qui reprennent mon ADN de marque, mes objectifs, mes cibles. Parce que sinon, comme le dirait Matt, shit in → shit out.
Mais très clairement, en lui fournissant de la donnée bien structurée, l’IA m’a vraiment permis d’augmenter ma productivité. Pas tant pour gagner du temps, mais de la fluidité, et surtout pour limiter la partie pas franchement funky de l’exploitation des données.
C’est pas encore parfait, parce qu’en bonne bidouilleuse, j’ai voulu intégrer dans ce système l’ensemble des aspects de ma vie, et j’ai un peu de mal à obtenir sur Obsidian des vues bien séparée entre boulot, travaux de rénovation et potager, mais Claude s’en sort pas mal et semble retrouver ses petits 😜
Si vous m’avez lue jusque là, rassurez-moi : je ne suis pas la seule à passer plus de temps sur les systèmes que sur la prod, hein ?